Zásady zpracování osobních údajů

Vážení klienti, návštěvníci a další uživatelé služeb volnočasového Centra Na Fialce.

Vaše přízeň a důvěra je pro nás velmi důležitá, proto bychom Vás chtěli seznámit se zásadami, které naše Centrum Na Fialce ctí a dodržuje při práci s Vašimi osobními údaji. Naším cílem je informovat Vás, jako našeho rovnocenného partnera, otevřeně a co nejvíce srozumitelně o údajích, které o Vás zpracováváme, o důvodech, proč tak činíme, o právech, které v této souvislosti můžete uplatnit i o opatřeních, která každodenně přijímáme proto, aby byly Vaše údaje u nás v absolutním bezpečí. Doufáme, že tato informace zodpoví všechny Vaše případné dotazy a bude pro Vás současně důkazem toho, že si Centrum Na Fialce váží Vašeho zájmu o využívání jejich služeb.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s právem Evropské unie, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).

Zásady zpracování osobních údajů v Centru Na Fialce představují obecně platný dokument, který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen „subjektu údajů“). Specifikům, která se týkají osobních údajů uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců Centra Na Fialce a externích spolupracovníků Centra Na Fialce se věnují samostatné zásady zpracování osobních údajů.

Obchodní společnost Openplace s.r.o., IČ: 250 82 451, se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 48136 (dále také jen jako „Společnost“ nebo „Openplace“), obecně prospěšná společnost Centrum Na Fialce o.p.s., se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaná v rejstříku obecně prospěšných společností, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl O, vložka 1378 (dále také jen jako „Centrum Na Fialce“) a Sportovní klub Fialka z.s., IČ: 21381771, se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaný ve spolkovém rejstříku, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L 78944 (dále také jen jako „Spolek“ nebo „SKF“), tímto poskytují klientovi informace o tom, jaké osobní údaje Společnost, Centrum Na Fialce a Spolek jako společní správci zpracovávají o fyzických osobách při poskytnutí dané aktivity nebo služby, kurzů plavání a poskytování služeb regeneračního centra. Dále Společnost poskytuje klientovi informace, k jakým účelům a jak dlouho Společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, jaká práva fyzickým osobám náleží v souladu s činností Společnosti.

Obchodní společnost Openplace s.r.o., Centrum Na Fialce a SKF si Váží důvěry svých klientů a jejím cílem je srozumitelně, jasně a transparentně informovat o zpracovávání jejich osobních údajů.

1. Správce a kontaktní údaje společných správců

Správce, který zpracovává osobní údaje fyzických osob, je obchodní společnost Openplace s.r.o., IČ: 250 82 451, se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 48136, a dále obecně prospěšná společnost Centrum Na Fialce o.p.s., se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaná v rejstříku obecně prospěšných společností, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl O, vložka 1378 a Sportovní klub Fialka z.s., IČ: 21381771, se sídlem Mánesova 2530/3a, Říčany, PSČ 251 01, zapsaný ve spolkovém rejstříku, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L 78944 (společně dále také jen jako „Správce“ nebo „Společnost“).

Obchodní společnost Openplace s.r.o., obecně prospěšná společnost Centrum Na Fialce o.p.s. mezi sebou uzavřeli ujednání, v souladu s ustanovením článku 26 GDPR, na základě kterého mezi sebou vymezili odpovědnost za plnění povinností podle GDPR.

Obchodní společnost Openplace s.r.o. plní za všechny správce tyto povinnosti:

Informuje subjekty údajů o jejich právech, a to zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, účelu zpracování, oprávněných zájmech správce, existence práva podat stížnost k dozorovému orgánu, době, po kterou budou osobní údaje uloženy, o možnosti odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, o způsobu zpracování osobních údajů;
Komunikuje s Úřadem pro ochranu osobních údajů;
Přijímá žádosti, podněty a stížnosti subjektu údajů;
Informuje subjekt údajů o jejích právech v souladu s GDPR.
Tímto Vás informujeme, že můžete vykonávat svá práva podle GDPR u každého ze správců i vůči každému z nich.

Kontaktní údaje správců:

Openplace s.r.o.
Mánesova 2530/3a
Říčany PSČ 251 01

Centrum Na Fialce o.p.s.
Mánesova 2530/3a
Říčany PSČ 251 01

Sportovní klub Fialka z.s.
Mánesova 2530/3a
Říčany PSČ 251 01

Telefon: 323 606 157
E-mailová adresa: [email protected]

2. Kategorie osobních údajů, které jsou zpracovávány

Osobní údaje, které jsou zpracovávány:

jméno a příjmení klienta;
datum narození;
adresa;
e-mailová adresa;
telefonní číslo;
zákaznické číslo;
jméno a příjmení zákonného zástupce klienta (pouze za určitých okolností);
e-mailová adresa zákonného zástupce klienta (pouze za určitých okolností);
adresa zákonného zástupce klienta (pouze za určitých okolností);
pohlaví klienta (dobrovolný údaj);
občanství (dobrovolný údaj);
obsah poznámky (dobrovolný údaj).
3. Účely zpracování a způsob zpracování

Vaše osobní údaje se zpracovávají k účelu a z důvodů:

organizace a správy dané aktivity nebo služby, dlouhodobých nebo jednorázových kurzů, plavání a kurzů plavání, rezervace, objednání a výkon z nabídky regeneračního centra (nezbytné zpracování pro splnění smlouvy);
plnění zákonných daňových povinností, plnění stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního nebo správního řízení (splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje);
vymáhání pohledávek za klientem a vedení ostatních sporů s klientem, evidence dlužníků, monitorování telefonních hovorů za účelem zkvalitňování služeb a kontroly objednávek klientů (nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektů údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě).
Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné službu klientovi poskytnout.

Osobní údaje jsou zpracovány automatizovaně i manuálně v elektronické a papírové formě prostřednictvím našich zaměstnanců. Společnost má nastavena striktní vnitřní pravidla pro zpracování osobních údajů, která musí dodržovat všichni naši zaměstnanci. Naši zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a jsou v této oblasti pravidelně školeni a kontrolováni. Openplace a Centrum Na Fialce a SKF s osobními údaji svých klientů nikdy neobchoduje.

4. Příjemci a kategorie příjemců osobních údajů

Osobní údaje klientů nejsou poskytovány třetím osobám s výjimkou správních orgánů, soudů a orgánů činných v trestním řízení a dále s výjimkou osob podílejících se na dodání služeb či realizaci plateb a realizaci elektronického systému.

5. Doba uložení osobních údajů

Openplace s.r.o. a Centrum Na Fialce o.p.s. a Sportovní klub Fialka z.s. jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje klientů po dobu 5 let ode dne vyčerpání finančních prostředků na zákaznickém účtu.

V případě vystavených daňových dokladů, jsou tyto doklady v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, uchovávány po dobu 10 let od jejich vystavení.

6. Práva subjektů údajů

V případě, že fyzická osoba bude pro Společnost identifikovatelná a dále prokáže svoji totožnost, má tato práva:

právo na přístup k osobním údajům (tj. na vydání potvrzení, zda Společnost osobní údaje klienta zpracovává nebo nikoliv, právo na doplňující informace, zejména o účelu a povaze zpracování a o zdrojích, ze kterých údaje pocházejí);
právo na opravu (tj. v případě, že se klient domnívá, že dochází ke zpracování neúplných nebo nesprávných údajů, má právo na opravu nebo doplnění těchto údajů);
právo na výmaz - právo být zapomenut (tj. v případech stanovených právním předpisem může subjekt údajů požadovat výmaz svých osobních údajů);
právo na přenositelnost údajů k jinému správci (tj. subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Společnost o předání těchto údajů jinému správci);
právo na omezení zpracování (tj. v případě důvodů daných právními předpisy může subjekt údajů požadovat omezení zpracování);
právo vznést námitku (tj. vznést námitku proti zpracování);
právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování (tj. subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeném výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo). Společnost neprovádí žádné automatizované rozhodnutí bez vlivu lidského posouzení;
právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů (tj. souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv odvolat v případech daných právními předpisy). Pokud je zpracování založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů a souhlas byl následně odvolán, není tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (tj. v případě porušení povinností má subjekt údajů právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00, uoou.cz).
7. Ustanovení společná a závěrečná

Tyto informace jsou platné a účinné od 10. 4. 2024.

Tyto zásady zpracování osobních údajů se vydávají v české a anglické jazykové verzi. V případě vzniku sporu má přednost jejich česká verze.

Openplace s.r.o.

Centrum Na Fialce o.p.s.

Sportovní klub Fialka z.s.

Personal Data Processing Policy

Na Fialce – Centrum pro volný čas

Dear clients, visitors and other users of the services of the Na Fialce leisure centre,

Your loyalty and trust are very important to us, which is why we would like to acquaint you with the principles that our Centrum Na Fialce respects and observes when handling your personal data. Our aim is to inform you, as our equal partner, openly and as clearly as possible about the data we process about you, the reasons why we do so, the rights you may exercise in this connection and the measures we take every day to ensure that your data is absolutely safe with us. We hope that this information will answer any questions you may have and at the same time demonstrate that Centrum Na Fialce values your interest in using its services.

We process your personal data in accordance with the law of the European Union, in particular Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (hereinafter the “GDPR”).

The Personal Data Processing Policy of Centrum Na Fialce is a generally applicable document concerning the protection and processing of personal data of natural persons (hereinafter the “data subject”). Specific matters relating to the personal data of job applicants, employees of Centrum Na Fialce and external collaborators of Centrum Na Fialce are dealt with in a separate personal data processing policy.

The trading company Openplace s.r.o., Company ID No.: 250 82 451, with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Commercial Register maintained by the Municipal Court in Prague, Section C, Insert 48136 (hereinafter also the “Company” or “Openplace”), the public benefit company Centrum Na Fialce o.p.s., with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Register of Public Benefit Companies maintained by the Municipal Court in Prague, Section O, Insert 1378 (hereinafter also “Centrum Na Fialce”), and Sportovní klub Fialka z.s., Company ID No.: 21381771, with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Register of Associations maintained by the Municipal Court in Prague, Section L 78944 (hereinafter also the “Association” or “SKF”), hereby provide the client with information on which personal data the Company, Centrum Na Fialce and the Association, as joint controllers, process about natural persons when providing a given activity or service, swimming courses and the services of the regeneration centre. The Company further provides the client with information on the purposes for which and how long the Company processes such personal data in accordance with applicable legislation, to whom and for what reason it may transfer such data, and what rights natural persons have in connection with the Company’s activities.

The trading company Openplace s.r.o., Centrum Na Fialce and SKF value the trust of their clients, and their aim is to inform them about the processing of their personal data in a comprehensible, clear and transparent manner.

1. Controller and Contact Details of the Joint Controllers

The controllers processing personal data of natural persons are the trading company Openplace s.r.o., Company ID No.: 250 82 451, with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Commercial Register maintained by the Municipal Court in Prague, Section C, Insert 48136, the public benefit company Centrum Na Fialce o.p.s., with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Register of Public Benefit Companies maintained by the Municipal Court in Prague, Section O, Insert 1378, and Sportovní klub Fialka z.s., Company ID No.: 21381771, with its registered office at Mánesova 2530/3a, Říčany, postcode 251 01, registered in the Register of Associations maintained by the Municipal Court in Prague, Section L 78944 (jointly hereinafter also the “Controller” or the “Company”).

The trading company Openplace s.r.o. and the public benefit company Centrum Na Fialce o.p.s. have concluded an arrangement pursuant to Article 26 of the GDPR, on the basis of which they have determined their respective responsibilities for compliance with their obligations under the GDPR.

The trading company Openplace s.r.o. fulfils the following obligations on behalf of all controllers:

it informs data subjects of their rights, in particular of the identity and contact details of the controller, the purpose of processing, the legitimate interests of the controller, the existence of the right to lodge a complaint with a supervisory authority, the period for which the personal data will be stored, the possibility of withdrawing consent to the processing of personal data, and the manner in which personal data is processed;
it communicates with the Office for Personal Data Protection;
it receives requests, suggestions and complaints from data subjects;
it informs data subjects of their rights in accordance with the GDPR.
We hereby inform you that you may exercise your rights under the GDPR with and against each of the controllers.

Contact details of the controllers:

Openplace s.r.o.
Mánesova 2530/3a
251 01 Říčany

Centrum Na Fialce o.p.s.
Mánesova 2530/3a
251 01 Říčany

Sportovní klub Fialka z.s.
Mánesova 2530/3a
251 01 Říčany

Telephone: +420 323 606 157
E-mail: [email protected]

2. Categories of Personal Data Processed

The following personal data are processed:

the client’s first name and surname;
date of birth;
address;
e-mail address;
telephone number;
customer number;
first name and surname of the client’s legal guardian (only in certain circumstances);
e-mail address of the client’s legal guardian (only in certain circumstances);
address of the client’s legal guardian (only in certain circumstances);
the client’s gender (optional);
citizenship (optional);
content of notes (optional).
3. Purposes and Method of Processing

Your personal data are processed for the following purposes and on the following grounds:

organisation and administration of the given activity or service, long-term or one-off courses, swimming and swimming courses, and the booking, ordering and provision of services offered by the regeneration centre (processing necessary for the performance of a contract);
compliance with statutory tax obligations and obligations laid down by special laws for the purposes of criminal or administrative proceedings (compliance with a legal obligation to which the Company is subject);
recovery of receivables from the client and conduct of other disputes with the client, keeping records of debtors, and monitoring of telephone calls for the purpose of improving the quality of services and checking client orders (necessary for the purposes of the legitimate interests of the Company, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child).
Without the provision of personal data for these purposes, it would not be possible to provide the service to the client.

Personal data are processed both automatically and manually, in electronic and paper form, by our employees. The Company has strict internal rules for the processing of personal data, which all our employees must observe. Our employees are bound by confidentiality and are regularly trained and monitored in this area. Openplace, Centrum Na Fialce and SKF never trade in their clients’ personal data.

4. Recipients and Categories of Recipients of Personal Data

Clients’ personal data are not provided to third parties, with the exception of administrative authorities, courts and law enforcement authorities, and with the exception of persons involved in the delivery of services, the execution of payments and the operation of the electronic system.

5. Personal Data Retention Period

Openplace s.r.o., Centrum Na Fialce o.p.s. and Sportovní klub Fialka z.s. are entitled to process clients’ personal data for a period of 5 years from the date on which the funds in the customer account have been used up.

Tax documents issued are retained for a period of 10 years from the date of their issue in accordance with Act No. 235/2004 Coll., on Value Added Tax.

6. Rights of Data Subjects

Provided that a natural person is identifiable by the Company and proves his/her identity, he/she has the following rights:

the right of access to personal data (i.e. to obtain confirmation as to whether or not the Company processes the client’s personal data, and the right to additional information, in particular about the purpose and nature of the processing and the sources from which the data originate);
the right to rectification (i.e. if the client believes that incomplete or inaccurate data are being processed, he/she has the right to have such data rectified or completed);
the right to erasure – the right to be forgotten (i.e. in cases laid down by law, the data subject may request the erasure of his/her personal data);
the right to data portability to another controller (i.e. the data subject has the right to receive the data concerning him/her which he/she has provided to the Company in a structured, commonly used and machine-readable format, and the right to request the Company to transmit such data to another controller);
the right to restriction of processing (i.e. on grounds laid down by law, the data subject may request restriction of processing);
the right to object (i.e. to object to processing);
the right not to be subject to automated individual decision-making (i.e. the data subject has the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning him/her or similarly significantly affects him/her). The Company does not make any automated decisions without human assessment;
the right to withdraw consent to the processing of personal data (i.e. consent to the processing of personal data may be withdrawn at any time in cases laid down by law). Where processing is based on consent to the processing of personal data for one or more specific purposes and such consent has subsequently been withdrawn, this does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal;
the right to contact the Office for Personal Data Protection (i.e. in the event of a breach of obligations, the data subject has the right to contact the Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, Prague 7, postcode 170 00, uoou.cz).
7. Common and Final Provisions

This information is valid and effective from 10 April 2024.

This Personal Data Processing Policy is issued in Czech and English language versions. In the event of a dispute, the Czech version shall prevail.

Openplace s.r.o.

Centrum Na Fialce o.p.s.

Sportovní klub Fialka z.s.